De fiecare dată când dorim să începem procedurile pentru realizarea unui proiect din fonduri nerambursabile, nu ne gândim foarte mult la risurile care apar pe durata acestuia.
Din acele riscuri pot rezulta multe greşeli care pot duce la o grea raportare la sfârşit de proiect.
În rândurile ce urmează vă voi prezenta care sunt cele mai frecvente greșeli clasificate pe secvenţe din ciclul de viaţă al unui proiect finanţabil.
Aşadar, cele 3 mari etape în care se găsesc greşeli frecvente sunt: etapa de planificare,etapa de formulare şi etapa de implementare şi evaluare.
I. Etapa de planificare
1. ALEGEREA SURSEI POTRIVITE DE FINANŢARE
Un lucru important este ca de fiecare dată să ne gândim de două ori înainte să alegem o sursă de finanţare nerambursabilă.
Fondurile nerambursabile sunt fondurile care au un risc foarte mare în absorbţia lor, multe reguli cu privire la modul în care trebuie făcută implementarea şi evaluare proiectului. În multe cazuri raportarea se poate extinde la câţiva ani.
Aşadar, înainte de a alege această sursă de finanţare, consultă şi celelalte surse precum: fonduri proprii şi fonduri împrumutate de la familii şi prieteni, credite bancare, leasingul, bursa, etc. Realizând o comparaţie dintre aceste surse îţi vei da seama care sursă te va avantaja mai mult atât pe termen scurt cât şi pe termen mediu şi lung.
2. SCOPUL ORGANIZAŢIEI ÎN CEEA CE PRIVEŞTE PROIECTUL
De multe ori o organizaţie face un proiect doar pentru a atrage bani şi uită lucrul care este cel mai important într-un proiect: nevoia de schimbare. De aceea este foarte important ca un proiect să plece de la nevoia de schimbare a organizaţiei într-o anumită comunitate şi nu de la nevoia de bani.
3. OBIECTIVE ERONATE
Una din cele mai frecvente greşeli la un proiect este stabilirea obiectivelor. Aceste obiective arată finalitatea proiectului care la rândul ei trebuie să fie cât mai specifică posibil. Neplanificarea obiectivelor corect pot influenţa activităţile proiectului ceea ce duce la primirea unui punctaj scăzut de către evaluatori.
Obiectivele trebuie să fie SMART : S – specific (ceea ce dorim exact să se întâmpla), M- măsurabil (cuantificabil), de Atins (se pot realiza sigur pe decursul proiectului), R- Realiste (prin realizarea lor duce la impactul vizat pe proiect), T- În Timp (se pot realiza într-un interval exact de timp).
4. ACTIVITĂŢI NECLARE ŞI NECORELATE CU OBIECTIVELE PROIECTULUI
Aceasta este o greşeală destul de des întâlnită din cauza lipsei de concentrare asupra activităţilor în planificarea proiectului. Este partea care necesită cea mai mare atenţie deoacere din suma tuturor activităţilor trebuie să ne reiasă obiectivele, iar omiterea unei activităţi importante poate duce la respingerea proiectului.
Pentru realizarea activităţilor cât mai în detaliu recomand stabilirea activităţilor necesare pentru fiecare obiectiv în parte şi la fiecare activitate să urmăreşti: scopul activităţii, obiectivele activităţii, resursele necesare, timpul estimate şi responsabilul final pentru acea activitate.
5. REALIZAREA BUGETULUI INCORECT
Este important ca bugetul să fie realizat cât se poate de realist. Înainte de a începe să realizezi bugetul citeşte despre modalitatea de rambursare a banilor şi despre cotele de bani acordate pe tipurile de cheltuieli iar apoi conturează bugetul conform activităţile stabilite pe proiect.
Nu fi prea generos dar nici prea meschin cu bugetul deoarece acesta trebuie raportat în întregime la evaluare. Trebuie să găseşti modalitatea prin care bugetul să-ţi acopere toate nevoile pentru proiect.
6. TERMENUL DE FINANŢARE
Stabileşte-ţi din timp proiectul conform finanţării la care vrei să aplici. În multe cazuri finanţările se acrodă pentru o perioadă destul de îndelungată de la data depunerii cererii de finanţare. Fă research înainte de a depunde cererea pe termenele de începere a proiectelor.
7. REGULI DE IMPLEMENTARE
Este foarte important ca la început să cunoaştem toate condiţiile pe care finanţatorul le impune în ceea ce priveşte obiectivele, scopul, achiziţiile, raportările, etc a proiectului. Trebuie să ştim clar la început ce fel de proiect avem voie să facem şi ce fel de proiect nu avem voie să facem.
II. Etapa de formulare
1. NERESPECTAREA GHIDULUI DE FINANŢARE
Cea mai nerespectată regulă este aceea că aplicanţii nu citesc în întregime ghidul înainte să începă să scrie finanţarea.
Citeşte-le ghidul de finanţare de mai multe ori înainte de a începe propriu-zis să scrii. Trebuie să fii foarte bine informat în legătură cu ce vrea finanţatorul să audă de la tine şi respectă toţi paşii prin care te pune să treci.
2. CORELEAZĂ OBIECTIVELE PROIECTULUI TĂU CU OBIECTIVELE PROGRAMULUI DE FINANŢARE
Finanţatorii au propriile obiective pe care vor să le îndeplinească prin acordarea fondurilor anumitor proiecte. Corelează-ţi obiectivele proiectului cu obiectivele finanţatorului şi dacă observi că nu se aseamănă înseamnă că proiectul nu este eligibil cu respectivul finanţator şi mai bine găseşti altă sursă de finanţare pentru proiectul tău.
3. NECOMPLETAREA UNOR CÂMPURI DIN CEREREA DE FINANŢARE
Greşeală care poate duce la neprimirea fondurilor.
4. LIPSA DOCUMENTELOR ANEXATE LA CEREREA DE FINANŢARE
Neanexarea documentelor cerute de finanţator poate duce la respingerea cererii de finanţare.
5. LIPSA SEMNĂTURII ŞI A ŞTAMPILEI A REPREZENTATULUI LEGAL PE CEREREA DE FINANŢARE
O greşeală destul de des întâlnită şi care a dus la respingerea multor cereri de finanţare.
6. NERESPECTAREA COTEI DE COFINANŢARE ÎN BUGETUL TRIMIS
Este o greşeală foarte mare deoarece majoritatea finanţatorilor doresc să afle care este cofinanţarea adusă de către aplicant şi în ce constă ea. Majoritatea fondurilor nerambursabile acoperă un proiect în proporţie de maxim 80-90% din totalul cheltuielilor iar restul de 10-20% trebuie acoperit de aplicant.
7. COD CAEN NEELIGIBIL
O greşeală mare care poate respinde direct cererea de finanţare. Cercetaţi foarte bine ghidul de finanţare înainte de a începe să scrieţi.
8. LIMBAJ ŞI EXPRIMARE DEFECTUOASĂ
Este o greşeală care nu poate fi corectată destul de repede. Limbajul se corectează în timp însă un lucru important pe care-l puteţi face este să trimiteţi cererea de finanţare anumitor persoane cu experienţă şi care ar putea să vă dea un feedback destul de relevant în privinţa asta.
Specificaţii legate de limbaj sunt găsite şi în ghidul fiecărui finanţator în parte.
9. CASH FLOW NEREALIST
Este o greşeală foarte mare în ceea ce priveşte planificarea şi finanţarea proiectului. Foarte multe finanţări acordă un avans după aprobarea proiectului cu care trebuie să-ţi asigure desfăşurarea întregului proiect, restul finanţării fiind acordată după evaluarea proiectului.
Acest lucru duce la o instabilitate din punct de vedere al cash flow-ului şi poate duce la o stopare a activităţilor din pricina lipsului de numerar pentru finalizarea proiectului. Înainte de a scrie o cerere de finanţare asigură-te că ai suficienţi bani pentru implementarea proiectului până la rambursarea întregii sume din finanţare.
10. EURO VS LEI
O altă greşeală întâlnită este neatenţia în ceea ce priveşte moneda în care se realizează finanţarea. Sunt finanţări în care cheltuielile trebuiesc justificate în euro şi altele în lei. Trebuie să ştim de la început care este moneda în care vom justifica cheltuielile şi dacă moneda este străină trebuie să ştim la cursul valutar a cărei dăţi se calculează bugetul.
III. Etapa de implementare şi evaluare
1. NERESPECTAREA ANGAJAMENTELOR FĂCUTE
Este o greşeală fatală şi care se întâmplă destul de des.
Este important ca tot ce am scris în cererea de finanţare să şi respectăm deoarece la final, la completarea raportului de evaluare, sunt cerute probe în vederea fiecărei activităţi realizate pe proiect iar necorelarea celor realizate cu cele previzionate poate duce la o taxare la suma pe care trebuie să o primim în ultima tranşă.
În caz că sunt modificări în implementarea proiectului este necesar să informăm responsabilul programului de finanţăre cu privirea la schimbările survenite pe proiect iar acesta ne va ajuta cu procedura pe care trebuie să o urmăm în cazul acesta.
2. LIPSA DOCUMENTELOR SUPORT PENTRU FIECARE CHELTUIALĂ REALIZATĂ
Greşeală care poate duce la nedontarea bunurilor care au fost cumpărate fără document doveditor. Aceste documente pot fi: factură, chitanţă, contracte, extrase de cont, OP-uri, etc.
3. ÎNTOCMIREA GREŞITĂ A BUGETULUI REALIZAT
O greşeală fatală pentru un proiect deoarece conform acestui buget se va realiza şi plata ultimei tranşe. Bugetul trebuie să fie realizat conform cheltuielilor justificative proiectului. În cazul în care o cheltuială trecută în buget nu poate fi justificată printr-un document aceasta poate fi considerată fraudă şi poate duce la anularea finanţării.
4. NECOMPLETAREA RAPORTULUI NARATIV ŞI FINANCIAR CONFORM STANDARDELOR IMPUSE DE FINANŢATOR
Această greşeală se regăseşte frecvent în multe cazuri şi pentru asta e bine să citiţi cu atenţie ghidul finanţatorului şi să cunoaşteţi foarte bine cum se face raportarea la sfârşit de proiect. Orice greşeală poate duce la respingerea raportului final şi chiar la anularea finanţării.
5. CAPACITATEA ORGANIZAŢIEI CU PRIVIRE LA MANAGEMENTULUI PROIECTUI
E o greşeală frecvent întâlnită la organizaţiile care vor tot timpul mai mult decât pot duce. Nu încercaţi să vă aventuraţi la sume foarte mari deoarece sumele mari duc la responsabilităţi şi mai mari şi la bătăi de cap foarte mari.
De această concluzie ne dăm seama doar în timpul proiectului când observăm cu ochii noştri că nu mai putem suporta proiectul din cauza capacităţii de bani care este foarte mari şi din cauza unui cash flow destul de mic al organizaţiei. Încercaţi să începeţi cu finanţări mici la început şi înaintaţi în sumele cerute o dată cu expansiunea organizaţiei.
6. DESCRIEREA SUMARĂ A ACTIVITĂŢILOR ŞI A REZULTATELOR ÎN RAPORTUL FINAL
Aceste secţiuni sunt cele mai importante părţi dintr-un raport de evaluare şi trebuie tratate cu foarte mare atenţie. Acestea au, de obicei, cele mai multe puncte în evaluarea proiectului.
Recomand ca acestea să fie detaliate cât se poate de mult şi urmărind următoarele trăsături: obiectivele realizate, resursele folosite, metodele de livrare folosite, timpul acordat.
Întotdeauna trebuie să urmărim finalitatea fiecărei activităţi pentru că evaluatorii vor să afle cât mai repede de ce am făcut acele activităţi şi nu altele. Rezultatele trebuie să fie neapărat numerice şi detaliate pe grupurile ţintă ale proiectului.
7. NETRIMITEREA DOCUMENTELOR JUSTIFICATIVE CONFORM REGULILOR IMPUSE DE CĂTRE FINANŢATOR
Poate duce la respingerea raportului final, respectiv la contractarea contractului de finanţare. Recomand ca înainte de scrierea raportului şi de trimiterea acestuia să se citească iar regulile de raportare şi să se verifice dosarul cu atenţie.
8. LIPSA SEMNĂTURILOR PARTICIPANŢILOR DE PE PROIECT
În cazul în care proiectul include un grup ţintă este important să se realizeze o fişă cu prezenţa fiecărui participant la fiecare eveniment din cadrul proiectului. Toate acestea trebuie ataşate raportului final.
9. NERESPECTAREA TERMENULUI DE LIVRARE A RAPORTULUI
Este foarte important să respectăm deadline-urile stabilite de finanţator. Nerespectarea acestora poate duce la penalizarea punctelor pe raportul final sau chiar la respingerea raportului.
Acestea sunt cele mai importante greşeli întâlnite pe un proiect finanţabil. Dacă mai ai sugestii te rog să le împărtăşeşti cu noi printr-un comentariu ca să le poată afla şi alte persoane la fel ca tine.
Autor: Mihai Laurențiu / drconsultants.ro
