Cum ne ridicăm productivitatea muncii?

Brian Tracy scrie în cartea „Managementul eficient al timpului” că există un sistem care dublează productivitatea muncii. Punând acest sistem în aplicare, noi putem să îmbunătățim cu mult managementul timpului personal. Cum este în stilul lui Brian Tracy, în baza acestui sistem, vine cu recomandări.

Prima recomandare propusă şi una foarte importantă în managementul timpului este că niciodată să nu lucrăm fără o listă de sarcini. Trebuie în fiecare zi, înainte de a începe activitatea zilnică, sau în ajunul zilei să scriem pe hârtie tot ce avem de făcut. În această listă trebuie de introdus toate sarcinile, de la apeluri telefonice până la rapoarte financiare. Această listă este bună prin faptul că, poţi aranja consecutivitatea lor, nu uiţi să realizezi o sarcină, iar la sfârșitul zilei vezi cât de reuşită a fost ziua, cât de multe ai realizat.

Există un factor psihologic, care iţi dă un nou impuls, pentru a realiza alte sarcini şi îţi dă încredere în puterile tale. Brian Tracy spune că lucrul fără listă este un lucru supus alcoolului, un lucru în haos, care nu ştie de unde începe şi unde vă sfârși. Totodată se spune, că activitatea cu o listă de sarcini, îmbunătățește productivitatea cu 25% chiar din prima zi. Din activitatea mea proprie, pot confirma că, aşa este. Din 8 ore de muncă, câştigi 2 ore, pe care le poţi folosi pentru alte scopuri importante din viaţa ta.

A doua recomandare constă în folosirea la lista de sarcini a „Regulii 80/20” sau „Principiul lui Pareto”. „Regula 80/20” descrie faptul că în aproape orice problemă, „puținul” (20%) reprezintă esențialul, iar „mulţimea” (80%) reprezintă partea mai puțin valoroasă. „Principiul lui Pareto” este reprezentat prin faptul că iţi amintește că trebuie să ne concentrăm asupra celor 20% de sarcini care contează.

Din toate lucrurile pe care le realizezi într-o zi, doar 20% contează într-adevăr. Acele 20% produc 80% din rezultatele tale. Trebuie de le identificăm în lista de sarcini şi să ne concentrăm atenția asupra lor. Când ești presat de timp sau de probleme, trebuie să-ţi aminteşti de cele 20% asupra cărora trebuie să iți concentrezi atenția. Daca trebuie să renunți la o anumită activitate într-o zi, este nevoie să vezi dacă nu face parte din acele 20% care contează. Nu trebuie doar să lucrezi inteligent, ci să lucrezi inteligent la lucruri cu adevărat importante.

A trei recomandare constă în utilizarea metodei ABCDE iarăși este un factor important în productivitatea activității. După ce am întocmit lista de sarcini, stabilim prioritățile aplicând metoda ABCDE, recomandată de Brian Tracy. Această metodă presupune că în dreptul fiecărei activităţi punem una din literele A, B, C, D sau E, în funcție de importanţa activității, astfel:

• A – activitățile notate cu A sunt foarte importante, pe care trebuie neapărat să le facem.Un astfel de exemplu ar putea fi o întâlnire cu un client foarte important al afacerii noastre;
• B – activităţile notate cu B sunt importante, însă nu la fel de importante ca cele notate cu A. Acestea sunt lucruri pe care ar fi bine sa le facem. Consecințele neîndeplinirii unei astfel de activităţi nu sunt chiar atât de grave;
• C – activitățile notate cu C nu sunt deloc importante, sunt lucruri pe care ar fi plăcut să le facem, însă care nu au niciun impact, pozitiv sau negativ, asupra carierei noastre. Un astfel de exemplu ar fi să ieşim cu un coleg la o cafea;
• D – activitățile notate cu D sunt activităţi pe care le putem delega altor persoane să se ocupe de ele în locul nostru.De exemplu, daca avem de printat nişte documente, putem pune secretara să se ocupe de asta, astfel având timp să ne ocupăm de alte activităţi mai importante;
• E – activităţile notate cu E sunt activitățile pe care le putem elimina din listă, fără a avea nici o consecință asupra lucrurilor cu adevărat importante pentru noi.O astfel de activitate ar putea fi sa jucăm un joc sau sa urmărim un meci de fotbal.

O regulă importantă este aici, să nu trecem la activităţi de tip B atât timp când sunt activităţi de tip A. Totodată activităţile ca de exemplu de tip A putem diviza în ordinea importanței notându-le cu A-1, A-2, A-3 etc. Astfel A-1 este lucrul cel mai important pe care trebuie realizat.

A patra recomandare constă în utilizarea metodei celor 4 cadrane. Această metodă presupune împărţirea sarcinilor în 4 categorii în dependență de importanță și urgență. Ele se clasifică astfel:

• În cadranul 1 sunt lucruri importante și urgente. Aceste lucruri trebuie urgent de făcut. Multe persoane la serviciu își folosesc timpul de lucru pentru îndeplinirea activităților din cadranul 1;
• În cadranul 2 sunt lucruri importante dar ne urgente. Oamenii s-ar simți mult mai bine dacă ar folosi timpul pentru rezolvarea activităților din cadranul 2. Însă aici este un risc mare ca aceste activități să fie amânate deoarece nu sunt urgente, astfel peste un timp ele ajung în cadranul 1, ceea ce în multe cazuri conduc la situații de stres;
• În cadranul 3 sunt lucruri urgente dar neimportante. Fie că se primește sau se dă un telefon, un coleg intră să vorbească, aceste lucruri sunt urgente, dar nu ajută la îndeplinirea sarcinilor cu adevărat importante;
• În cadranul 4 sunt lucruri nici importante nici urgente. Lucrurile din acest cadran nu au nici o importanță. Aceste activități irosesc timpul prețios al fiecărei persoane.

A cincea recomandare derivă de la recomandarea patru. Este necesar că cel mai mult timp să acordăm sarcinilor noastre ce fac parte din cadranul 1 şi 2, numite de Brian Tracy – cadranul Realizării şi Potenţialului, iar cel mai puţin timp să acordăm sarcinilor din cadranul 3 şi 4 – cadranul Entuziasmului şi Pierderii.

Metoda celor 4 cadrane

A șasea recomadare propusă este concentrarea maximă asupra unei sarcini. Brian Tracy ne sugerează că dacă ne concentrăm asupra realizării unei sarcini, ne gândim mereu la ea, atunci suntem în stare să cucerim o lume întreagă. Este foarte important să dezvoltăm obiceiul de a ne putea concentra doar asupra unei sarcini care se află în lista priorităţilor pentru a o duce la bun sfârşit.

Se cunoaşte că această regulă ne ajută să economisim 80% din timpul nostru. Dacă o sarcină este începută, apoi lăsată pentru un timp, revenind la ea avem nevoie de timp pentru a intra din nou in esenţa ei. Cum am scris şi mai sus, aici este aplicată Legea impulsului, începutul este greu, iar pe parcursul realizării scopului totul devine mult mai uşor. Lucrând după această regulă, noi vom trece uşor peste orice sarcină, rând pe rând luate din lista noastră. Este important să cunoaştem că planificarea nu se face pentru întregul program de lucru, ci numai pentru 60% din ziua de lucru, 20% din timp trebuie rezervat pentru situații neprevăzute, și celelalte 20% pentru alte activități.

Autor: Dionisie Comerzan